Захід — це логістика, помножена на кількість людей
Поїздка однієї людини прощає помилку: можна пересісти, доїхати таксі, перенести зустріч. Група помилку не прощає — затримка одного автобуса зсуває програму дня для всіх.
Тому груповий формат ми ведемо як проєкт: із таймінгом, відповідальними, резервними варіантами на вузьких місцях і однією людиною, яка тримає картину цілком.
01МайданчикПідбір локації під формат, кількість учасників і технічні вимоги заходу.
02Проживання групиБлок номерів, розселення, робота зі змінами складу до останнього дня.
03ЛогістикаПереліт групи, трансфери, рух між локаціями за таймінгом програми.
04Ділова програмаРозклад сесій, обладнання, координація з майданчиком і підрядниками.
05Неформальна частинаКейтеринг, вечірня програма, екскурсії для учасників і супроводжуючих.
06Візи для делегаціїДокументи й супровід для всієї групи, включно зі складними кейсами всередині неї.
Для кого
Які заходи ми ведемо
01/05
01Компаніям, що проводять виїзні стратегічні сесії й корпоративні заходи
02Організаторам конференцій і галузевих форумів
03Асоціаціям і бізнес-спільнотам, що возять делегації
04Командам, яким потрібен ретрит з робочою частиною, а не просто відпочинок
05Компаніям, що приймають партнерів і мають організувати їхнє перебування
Як ми допомагаємо
Що бачить замовник
Один план на всю групу
Хто, коли, звідки і куди — в одному документі, а не в п’яти чатах.
Таймінг з запасом
Розклад будуємо так, щоб затримка на одному кроці не зсувала весь день.
Резерв на вузьких місцях
Там, де збій найдорожчий, тримаємо запасний варіант заздалегідь.
Людина на зв’язку
Під час заходу є один контакт, який вирішує питання на місці.
Питання
Що питають найчастіше
Жорсткої нижньої межі немає. Питання не в кількості людей, а в кількості рухомих частин: виїзна сесія на 12 осіб з трьома локаціями складніша за конференцію на 80 в одному готелі.
Обидва формати. Можемо взяти весь проєкт, а можемо закрити тільки travel-частину, якщо програму веде ваша команда чи інший підрядник.
Чим більша група, тим раніше — майданчики й блоки номерів забирають першими. За коротший строк теж беремося, але тоді вибір локацій буде вужчий, і ми скажемо про це відразу.
Це наш профільний напрямок, тож візова частина йде всередині того самого проєкту — включно з учасниками, у яких складна візова історія.
Так, якщо він уже є. Ми беремо на себе координацію: таймінг, стикування з іншими підрядниками й відповідальність за те, щоб частини заходу не суперечили одна одній. Замінювати перевірену людину лише тому, що вона не наша, сенсу немає.
Це нормальний сценарій, і блок номерів ми беремо саме з розрахунком на нього. Заміни й скасування ведемо ми; ви надсилаєте оновлений список, а не переписуєтеся з готелем. Умови, за яких зміна вже коштує грошей, ми показуємо заздалегідь.
Так. Це складніше саме логістикою: переїзди між точками стають частиною програми, і запас часу на них треба закладати більший, ніж здається. Такий формат ми ведемо як один проєкт з єдиним таймінгом, а не як кілька окремих поїздок.
Одна людина з нашого боку, яка тримає картину цілком і вирішує питання на місці. Її завдання — щоб організатор займався змістом заходу, а не з’ясовував, чому автобус стоїть не там.
